Documents et importations · Guide 20 sur 37
Analyser un dossier entier
Vérifiez un dossier local ou synchronisé pour les doublons et les fichiers inappropriés avant de consacrer du temps à l'organiser.
Les captures montrent l'interface en anglais ; les libellés des boutons peuvent varier selon la langue choisie.
Avant de commencer
- Connectez-vous en tant que propriétaire de l'espace de travail ou administrateur. Les membres en lecture seule ne peuvent pas modifier le contenu de l'espace de travail.
- Utilisez un ordinateur pour la sélection de dossiers entiers. Sur les téléphones, sélectionnez des fichiers individuels depuis le sélecteur de fichiers.
Guide pas à pas
Étape 1
Ouvrir le sélecteur de dossiers
Sélectionnez "Upload documents" (Télécharger des documents), puis "Scan a whole folder from this device" (Analyser un dossier entier depuis cet appareil). Un dossier Google Drive, Dropbox ou OneDrive synchronisé localement peut être sélectionné comme n'importe quel autre dossier local.
Étape 2
Sélectionner un dossier ciblé
Choisissez uniquement le matériel destiné à cet espace de travail. L'analyse lit les noms de fichiers et les informations de fichier pour signaler les doublons, les noms peu clairs et les types non pris en charge ; elle ne connaît pas votre politique de confidentialité.
Étape 3
Examiner le rapport d'analyse
Inspectez les décomptes et les fichiers individuels. Excluez les doublons ou les sources inappropriées, et résolvez les noms ambigus. Gardez pas plus de 50 fichiers prêts dans un lot d'importation.
Étape 4
Organiser et approuver les brouillons
Sélectionnez "Organize N files" (Organiser N fichiers), attendez la création du brouillon, puis inspectez le contenu et le classement complets de la SOP. Approuvez uniquement les brouillons que vous souhaitez dans la bibliothèque consultable.
Cloopp / Étape 4: Organiser et approuver les brouillonsÉtape 4: Organiser et approuver les brouillonsActual Cloopp screen · Sample workspace
Exemple pratique
Nettoyer un ancien dossier d'opérations
Analysez un petit dossier contenant les politiques actuelles et les anciennes révisions. Excluez les versions anciennes ou en double avant que l'IA ne crée des procédures contradictoires.
Problèmes courants et solutions
- Le dossier contient des centaines de fichiers
- Divisez-le en lots de tâches ou de départements plus petits. Ne supposez pas que chaque fichier est sélectionné pour l'importation lorsque le nombre de fichiers prêts dépasse la limite.
- Je veux une connexion directe à Dropbox
- L'analyse de dossiers actuelle prend en charge les dossiers Dropbox ou OneDrive synchronisés localement. Il ne s'agit pas d'une connexion directe de compte à ces services.
Le résultat attendu
L'importation contient des sources utiles et actuelles plutôt qu'une copie aveugle d'un lecteur entier.
Besoin d'aide ? Contacter le support Cloopp
Guide suivant : Démarrer un espace de travail à partir de zéro