Documents et importations · Guide 3 sur 37
Téléversement de documents en masse
Scannez d'abord les fichiers, laissez l'IA les structurer et approuvez les brouillons de SOP finis dans votre bibliothèque.
Les captures montrent l'interface en anglais ; les libellés des boutons peuvent varier selon la langue choisie.
Avant de commencer
- Connectez-vous en tant que propriétaire ou administrateur de l'espace de travail. Les membres en lecture seule ne peuvent pas modifier le contenu de l'espace de travail.
- Disposez de crédits d'IA. Examinez le résultat proposé avant d'appliquer les modifications.
- Travaillez par lots de 50 fichiers prêts au maximum. Utilisez des sources textuelles lorsque c'est possible.
Guide pas à pas
Étape 1
Ouvrir « Upload documents » (Téléverser des documents)
Sélectionnez "Upload documents" (Téléverser des documents) dans la barre supérieure de l'espace de travail. Gardez "Upload files" (Téléverser des fichiers) sélectionné pour les fichiers locaux ; utilisez "Paste information" (Coller des informations) pour les notes copiées d'un autre outil.
Étape 2
Choisir un placement automatique ou fixe
L'organisation par IA propose des services et des dossiers. "Choose a folder" (Choisir un dossier) est utile pour un lot qui appartient entièrement au même endroit. Sélectionnez un service et un dossier avant de continuer.
Étape 3
Vérifier le rapport d'analyse
Déposez les fichiers dans la boîte ou cliquez pour parcourir. Examinez les doublons, les noms peu clairs et les fichiers non pris en charge avant de sélectionner "Organize N files" (Organiser N fichiers). Excluez le matériel que votre équipe ne devrait pas voir.
Cloopp / Étape 3: Vérifier le rapport d'analyseÉtape 3: Vérifier le rapport d'analyseActual Cloopp screen · Sample workspace Étape 4
Examiner les instructions complètes et approuver
Attendez que les brouillons soient terminés. Modifiez les titres, les résumés et le placement, ouvrez "Preview & edit full SOP" (Aperçu et modification de la SOP complète) et inspectez les étapes. Supprimez les brouillons indésirables ; "Approve N SOPs" (Approuver N SOP) ajoute les brouillons restants ensemble.
Cloopp / Étape 4: Examiner les instructions complètes et approuverÉtape 4: Examiner les instructions complètes et approuverActual Cloopp screen · Sample workspace
Exemple pratique
Importer un service à la fois
Téléversez un petit lot de services clients, vérifiez que l'intégration et le reporting sont correctement classés, puis importez le service suivant. Des noms de fichiers clairs vous aident à comparer les brouillons à leurs sources.
Problèmes courants et solutions
- Une image ou un PDF numérisé contient peu de texte utile
- Copiez ou transcrivez les instructions essentielles dans "Paste information" (Coller des informations). N'approuvez pas un brouillon qui semble plausible sans le vérifier par rapport à la source.
- « Organize » (Organiser) est désactivé
- Supprimez les fichiers ignorés ou inappropriés, et maintenez le nombre de fichiers prêts à moins de 50. Un fichier qui n'a pas pu être lu doit être corrigé ou remplacé.
Le résultat attendu
Seuls les brouillons que vous avez examinés et explicitement approuvés entrent dans la bibliothèque consultable.
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