Bibliothèque de SOP · Guide 4 sur 37
Organiser les services et les dossiers
Créez des services et des dossiers pertinents, puis placez les SOP là où vos collègues s'attendent à les trouver.
Les captures montrent l'interface en anglais ; les libellés des boutons peuvent varier selon la langue choisie.
Avant de commencer
- Connectez-vous en tant que propriétaire ou administrateur de l'espace de travail. Les membres en lecture seule ne peuvent pas modifier le contenu de l'espace de travail.
- Décidez si chaque regroupement est un service, un dossier ou simplement une étiquette.
Guide pas à pas
Étape 1
Ouvrir le menu du service
Sélectionnez un service dans la barre latérale pour voir ses dossiers et procédures. Utilisez des groupes de responsabilité larges comme 'Client Success' (Réussite Client) ou 'Finance', et non un service distinct pour chaque document.
Étape 2
Ajouter ou renommer des services
Ouvrez "Portal settings" (Paramètres du portail). Dans "Tabs" (Onglets), renommez un service existant directement, ou saisissez un nom dans "New tab" (Nouvel onglet) et sélectionnez "Add" (Ajouter). Évitez de supprimer un onglet qui contient encore des procédures.
Cloopp / Étape 2: Ajouter ou renommer des servicesÉtape 2: Ajouter ou renommer des servicesActual Cloopp screen · Sample workspace Étape 3
Créer un dossier
Retournez au service. Saisissez un nom de dossier dans "New folder" (Nouveau dossier) et appuyez sur Entrée ou utilisez l'icône plus adjacente. Utilisez un regroupement de tâches tel que 'Reporting' (Rapports) ou 'Onboarding' (Intégration).
Étape 4
Placer les SOP et vérifier la navigation
Pour les nouvelles importations, choisissez le service et le dossier pendant la révision. Pour une SOP existante, utilisez "Edit SOP" (Modifier la SOP) pour ajuster son placement et "Save changes" (Enregistrer les modifications). Rouvrez le dossier pour confirmer qu'il est facile à trouver.
Exemple pratique
Une structure de services clients
Créez 'Client Success' (Réussite Client) comme service, puis utilisez 'Onboarding' (Intégration), 'Reporting' (Rapports) et 'Renewals' (Renouvellements) comme dossiers. Gardez les SOP de demande d'accès dans 'Onboarding' (Intégration) au lieu de créer un service 'Access Requests' (Demandes d'accès).
Problèmes courants et solutions
- Un onglet contient des SOP importantes
- N'utilisez pas l'icône de la corbeille pour réorganiser : la suppression d'un onglet supprime également ses SOP de l'espace de travail actuel. Déplacez les procédures avant d'envisager la suppression.
- Des dossiers similaires apparaissent constamment
- Utilisez des noms cohérents lors de la révision des importations. Préférez un seul dossier 'Reporting' (Rapports) plutôt que 'Monthly Reports' (Rapports Mensuels), 'Reporting Docs' (Documents de Rapports) et 'Reports' (Rapports), à moins qu'ils ne répondent à des besoins réellement différents.
Le résultat attendu
Les services décrivent les responsabilités, les dossiers décrivent les tâches connexes, et le placement des SOP est prévisible.
Besoin d'aide ? Contacter le support Cloopp
Guide suivant : Demander à l'IA de modifier votre portail