Documents & importations · Guide 11 sur 37
Construire un espace de travail à partir de vos fichiers
Laissez les documents suggérer des départements et des widgets, puis approuvez la structure et les POE (Procédures Opérationnelles Standard) en deux étapes distinctes.
Les captures montrent l'interface en anglais ; les libellés des boutons peuvent varier selon la langue choisie.
Avant de commencer
- Connectez-vous en tant que propriétaire de l'espace de travail ou administrateur. Les membres en lecture seule ne peuvent pas modifier le contenu de l'espace de travail.
- Disposez de crédits IA disponibles. Vérifiez le résultat proposé avant d'appliquer les modifications.
- Choisissez jusqu'à 50 documents représentatifs, pas de matériel confidentiel destiné à un autre espace de travail.
Guide pas à pas
Étape 1
Ouvrir Build from files
Utilisez le bouton en forme de baguette magique dans la barre supérieure de l'espace de travail. Son nom accessible est Build workspace from files (Construire l'espace de travail à partir des fichiers) ; la boîte de dialogue est intitulée Build my workspace from my files (Construire mon espace de travail à partir de mes fichiers).
Étape 2
Ajouter des documents représentatifs
Déposez des fichiers ou cliquez sur le sélecteur de documents. L'IA lit leurs noms et extraits pour proposer des départements, des dossiers et des widgets. Cette analyse utilise 1 crédit ; la structuration des documents par la suite est un flux de travail IA distinct.
Étape 3
Sélectionner la structure proposée
Examinez les onglets suggérés (Suggested tabs) et les widgets suggérés (Suggested widgets). Décochez les éléments dont vous n'avez pas besoin et renommez les onglets avant de construire. Conservez au moins un onglet ; un widget lié à un département abandonné n'est pas ajouté.
Étape 4
Construire, puis revoir les brouillons de POE
Sélectionnez Build my workspace (Construire mon espace de travail) pour ajouter la structure approuvée. Les mêmes fichiers entrent ensuite dans le processus normal de révision d'importation de POE. Inspectez et approuvez ces brouillons de POE séparément ; l'approbation de la structure n'approuve pas leur contenu.
Cloopp / Étape 4: Construire, puis revoir les brouillons de POEÉtape 4: Construire, puis revoir les brouillons de POEActual Cloopp screen · Sample workspace
Exemple pratique
Les fichiers définissent l'organisation
Un lot contenant des procédures de transfert, de reporting et de facturation peut suggérer Client Success et Finance. Ne conservez que les départements utiles et renommez-les avec les termes utilisés par votre équipe.
Problèmes courants et solutions
- Un onglet suggéré duplique un onglet que j'utilise déjà
- Décochez-le ou renommez-le avant approbation. La construction est additive ; ne supposez pas qu'elle remplace ou fusionne automatiquement les onglets existants.
- J'ai approuvé les onglets mais ne peux pas rechercher les documents
- Terminez la révision et l'approbation distinctes des POE. Les onglets et les widgets peuvent exister avant que leurs documents source ne deviennent des POE approuvées.
Le résultat attendu
Les départements et widgets sélectionnés sont ajoutés, et le contenu des documents reste soumis à approbation.
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