Documentos e importaciones · Guía 20 de 37
Analizar una carpeta completa
Verifique una carpeta local o sincronizada en busca de duplicados y archivos inapropiados antes de dedicar tiempo a organizarla.
Las capturas muestran la interfaz en inglés; las etiquetas de los botones pueden variar según el idioma elegido.
Antes de empezar
- Inicie sesión como propietario del espacio de trabajo o administrador. Los miembros con permisos de solo lectura no pueden modificar el contenido del espacio de trabajo.
- Utilice un ordenador para la selección de carpetas completas. En teléfonos móviles, seleccione archivos individuales desde el selector de archivos.
Guía paso a paso
Paso 1
Abrir el selector de carpetas
Seleccione "Upload documents" (Cargar documentos), luego "Scan a whole folder from this device" (Analizar una carpeta completa desde este dispositivo). Se puede seleccionar una carpeta de Google Drive, Dropbox o OneDrive sincronizada localmente como cualquier otra carpeta local.
Paso 2
Seleccionar una carpeta específica
Elija únicamente el material destinado a este espacio de trabajo. El análisis lee los nombres e información de los archivos para señalar duplicados, nombres poco claros y tipos no compatibles; no conoce su política de privacidad.
Paso 3
Revisar el informe de análisis
Inspeccione los recuentos y los archivos individuales. Excluya los duplicados o fuentes inapropiadas, y resuelva los nombres ambiguos. No mantenga más de 50 archivos listos en un lote de importación.
Paso 4
Organizar y aprobar borradores
Seleccione "Organize N files" (Organizar N archivos), espere a la creación del borrador y luego inspeccione el contenido y la clasificación completos de la SOP. Apruebe solo los borradores que desee en la biblioteca consultable.
Cloopp / Paso 4: Organizar y aprobar borradoresPaso 4: Organizar y aprobar borradoresActual Cloopp screen · Sample workspace
Ejemplo práctico
Limpiar una carpeta de operaciones antigua
Analice una carpeta pequeña que contenga las políticas actuales y las revisiones antiguas. Excluya las versiones antiguas o duplicadas antes de que la Ask AI cree procedimientos contradictorios.
Problemas comunes y soluciones
- La carpeta contiene cientos de archivos
- Divídala en lotes de tareas o departamentos más pequeños. No asuma que todos los archivos están seleccionados para la importación cuando el número de archivos listos supera el límite.
- Quiero una conexión directa a Dropbox
- El análisis de carpetas actual admite carpetas de Dropbox o OneDrive sincronizadas localmente. No se trata de una conexión directa de cuenta a estos servicios.
El resultado esperado
La importación contiene fuentes útiles y actualizadas en lugar de una copia ciega de una unidad entera.
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