Biblioteca de SOP · Guía 12 de 37
Revisar y aprobar los nuevos SOP
Verifique la fidelidad de la fuente, la denominación, la ubicación y que las instrucciones estén completas antes de aprobar el conocimiento importado.
Las capturas muestran la interfaz en inglés; las etiquetas de los botones pueden variar según el idioma elegido.
Antes de empezar
- Inicie sesión como propietario del espacio de trabajo o administrador. Los miembros con acceso de solo lectura no pueden modificar el contenido del espacio de trabajo.
- Tenga el documento fuente disponible para su comparación. Un borrador no es confiable simplemente porque su lectura sea fluida.
Guía paso a paso
Paso 1
Esperar a que los borradores estén listos
Después de una importación de archivos o una solicitud de borrador de texto pegado, espere a que finalice el procesamiento. Los archivos fallidos no son SOP aprobados; lea sus mensajes de error por separado.
Paso 2
Verificar el título y la ubicación
Compare la fuente con el título. Prefiera un nombre basado en la acción, como Completar una transferencia de cliente. Edite el resumen, el departamento y la carpeta para que un compañero de equipo comprenda la tarea antes de abrirla.
Paso 3
Abrir Vista previa y editar el SOP completo
Inspeccione el alcance, los prerrequisitos, los títulos y detalles de los pasos, la verificación y las notas. Añada o elimine pasos según sea necesario. Compare las sugerencias de resolución de problemas con la fuente; no trate las correcciones inventadas como una política de la empresa.
Paso 4
Eliminar borradores no deseados y aprobar
Utilice el icono de eliminación en los borradores que no deben compartirse. Seleccione Approve N SOPs (Aprobar N SOP) solo después de que cada borrador listo restante sea aceptable. Cierre sin aprobar si primero debe recopilar información faltante.
Ejemplo práctico
Corregir un nombre de archivo vago
La fuente «final-v3.txt» podría describir una transferencia de cliente. Cambie el nombre de su SOP a Completar una transferencia de cliente, conserve la referencia de la fuente y verifique que cada instrucción de acceso coincida con su política aprobada.
Problemas comunes y soluciones
- La Ask AI completó los vacíos con suposiciones
- Corrija los campos editables o elimine el borrador y reintente con material fuente más claro. No apruebe suposiciones relativas a contraseñas, precios, seguridad o cumplimiento.
- Cerré la revisión del borrador
- Los borradores de importación no aprobados son temporales. Vuelva a abrir el importador y procese la fuente nuevamente si el borrador ya no está disponible.
El resultado esperado
Los SOP aprobados preservan el contexto de la fuente y contienen instrucciones que el equipo ha verificado realmente.
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