Documentos e importaciones · Guía 3 de 37
Carga masiva de documentos
Escanee primero los archivos, deje que la IA los estructure y apruebe los borradores de SOP finalizados en su biblioteca.
Las capturas muestran la interfaz en inglés; las etiquetas de los botones pueden variar según el idioma elegido.
Antes de empezar
- Inicie sesión como propietario o administrador del espacio de trabajo. Los miembros con acceso de solo lectura no pueden editar el contenido del espacio de trabajo.
- Disponga de créditos de IA. Revise el resultado propuesto antes de aplicar los cambios.
- Trabaje en lotes de máximo 50 archivos listos. Utilice fuentes de texto siempre que sea posible.
Guía paso a paso
Paso 1
Abrir «Upload documents» (Cargar documentos)
Seleccione "Upload documents" (Cargar documentos) en la barra superior del espacio de trabajo. Mantenga seleccionado "Upload files" (Cargar archivos) para archivos locales; use "Paste information" (Pegar información) para notas copiadas de otra herramienta.
Paso 2
Elegir ubicación automática o fija
La organización por IA propone departamentos y carpetas. "Choose a folder" (Elegir una carpeta) es útil para un lote que pertenece íntegramente al mismo lugar. Seleccione un departamento y una carpeta antes de continuar.
Paso 3
Verificar el informe de análisis
Arrastre los archivos al cuadro o haga clic para explorar. Revise duplicados, nombres poco claros y archivos no compatibles antes de seleccionar "Organize N files" (Organizar N archivos). Excluya el material que su equipo no deba ver.
Cloopp / Paso 3: Verificar el informe de análisisPaso 3: Verificar el informe de análisisActual Cloopp screen · Sample workspace Paso 4
Revisar las instrucciones completas y aprobar
Espere a que los borradores estén terminados. Modifique los títulos, los resúmenes y la ubicación, abra "Preview & edit full SOP" (Vista previa y edición de la SOP completa) e inspeccione los pasos. Elimine los borradores no deseados; "Approve N SOPs" (Aprobar N SOP) añade los borradores restantes en conjunto.
Cloopp / Paso 4: Revisar las instrucciones completas y aprobarPaso 4: Revisar las instrucciones completas y aprobarActual Cloopp screen · Sample workspace
Ejemplo práctico
Importar un departamento a la vez
Cargue un lote pequeño de servicios al cliente, verifique que la integración y los informes estén correctamente clasificados y luego importe el siguiente departamento. Los nombres de archivo claros le ayudan a comparar los borradores con sus fuentes.
Problemas comunes y soluciones
- Una imagen o un PDF escaneado contiene poco texto útil
- Copie o transcriba las instrucciones esenciales en "Paste information" (Pegar información). No apruebe un borrador que parezca plausible sin verificarlo frente a la fuente.
- «Organize» (Organizar) está desactivado
- Elimine los archivos ignorados o inapropiados, y mantenga el número de archivos listos por debajo de 50. Un archivo que no se haya podido leer debe corregirse o reemplazarse.
El resultado esperado
Solo los borradores que usted ha revisado y aprobado explícitamente se incorporan a la biblioteca consultable.
¿Necesitas ayuda? Contactar con el soporte de Cloopp
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