Biblioteca de SOP · Guía 4 de 37
Organizar departamentos y carpetas
Cree departamentos y carpetas pertinentes y, a continuación, ubique los SOP donde sus colegas esperan encontrarlos.
Las capturas muestran la interfaz en inglés; las etiquetas de los botones pueden variar según el idioma elegido.
Antes de empezar
- Inicie sesión como propietario o administrador del espacio de trabajo. Los miembros con acceso de solo lectura no pueden modificar el contenido del espacio de trabajo.
- Decida si cada agrupación es un departamento, una carpeta o simplemente una etiqueta.
Guía paso a paso
Paso 1
Abrir el menú del departamento
Seleccione un departamento en la barra lateral para ver sus carpetas y procedimientos. Utilice grupos de responsabilidad amplios como 'Client Success' (Éxito del Cliente) o 'Finance', y no un departamento distinto para cada documento.
Paso 2
Añadir o renombrar departamentos
Abra "Portal settings" (Configuración del portal). En "Tabs" (Pestañas), renombre un departamento existente directamente, o escriba un nombre en "New tab" (Nueva pestaña) y seleccione "Add" (Añadir). Evite eliminar una pestaña que aún contenga procedimientos.
Cloopp / Paso 2: Añadir o renombrar departamentosPaso 2: Añadir o renombrar departamentosActual Cloopp screen · Sample workspace Paso 3
Crear una carpeta
Regrese al departamento. Escriba un nombre de carpeta en "New folder" (Nueva carpeta) y pulse Enter o utilice el icono más adyacente. Utilice una agrupación de tareas como 'Reporting' (Informes) o 'Onboarding' (Integración).
Paso 4
Ubicar los SOP y verificar la navegación
Para nuevas importaciones, elija el departamento y la carpeta durante la revisión. Para un SOP existente, utilice "Edit SOP" (Editar SOP) para ajustar su ubicación y "Save changes" (Guardar cambios). Vuelva a abrir la carpeta para confirmar que sea fácil de encontrar.
Ejemplo práctico
Una estructura de servicios al cliente
Cree 'Client Success' (Éxito del Cliente) como departamento y, a continuación, utilice 'Onboarding' (Integración), 'Reporting' (Informes) y 'Renewals' (Renovaciones) como carpetas. Mantenga los SOP de solicitud de acceso en 'Onboarding' (Integración) en lugar de crear un departamento de 'Access Requests' (Solicitudes de acceso).
Problemas comunes y soluciones
- Una pestaña contiene SOP importantes
- No utilice el icono de la papelera para reorganizar: la eliminación de una pestaña también elimina sus SOP del espacio de trabajo actual. Mueva los procedimientos antes de considerar la eliminación.
- Aparecen constantemente carpetas similares
- Utilice nombres coherentes al revisar las importaciones. Prefiera una sola carpeta 'Reporting' (Informes) en lugar de 'Monthly Reports' (Informes mensuales), 'Reporting Docs' (Documentos de informes) y 'Reports' (Informes), a menos que respondan a necesidades realmente diferentes.
El resultado esperado
Los departamentos describen las responsabilidades, las carpetas describen las tareas relacionadas y la ubicación de los SOP es predecible.
¿Necesitas ayuda? Contactar con el soporte de Cloopp
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