Documentos e importaciones · Guía 11 de 37
Construir un espacio de trabajo a partir de sus archivos
Permita que los documentos sugieran departamentos y widgets, y luego apruebe la estructura y los SOP (Procedimientos Operativos Estándar) en dos etapas distintas.
Las capturas muestran la interfaz en inglés; las etiquetas de los botones pueden variar según el idioma elegido.
Antes de empezar
- Inicie sesión como propietario del espacio de trabajo o administrador. Los miembros con permisos de solo lectura no pueden modificar el contenido del espacio de trabajo.
- Disponga de créditos de IA disponibles. Verifique el resultado propuesto antes de aplicar los cambios.
- Seleccione hasta 50 documentos representativos, evitando material confidencial destinado a otro espacio de trabajo.
Guía paso a paso
Paso 1
Abrir Build from files
Utilice el botón con forma de varita mágica en la barra superior del espacio de trabajo. Su nombre de accesibilidad es Build workspace from files (Construir espacio de trabajo a partir de archivos); el cuadro de diálogo se titula Build my workspace from my files (Construir mi espacio de trabajo a partir de mis archivos).
Paso 2
Añadir documentos representativos
Arrastre archivos o haga clic en el selector de documentos. La IA analiza los nombres y fragmentos para proponer departamentos, carpetas y widgets. Este análisis consume 1 crédito; la estructuración posterior de los documentos es un flujo de trabajo de IA independiente.
Paso 3
Seleccionar la estructura propuesta
Examine las pestañas sugeridas (Suggested tabs) y los widgets sugeridos (Suggested widgets). Desmarque los elementos que no necesite y renombre las pestañas antes de construir. Mantenga al menos una pestaña; los widgets vinculados a departamentos descartados no se añadirán.
Paso 4
Construir y revisar borradores de SOP
Seleccione Build my workspace (Construir mi espacio de trabajo) para añadir la estructura aprobada. Los mismos archivos entrarán luego en el proceso normal de revisión de importación de SOP. Inspeccione y apruebe estos borradores de SOP por separado; la aprobación de la estructura no implica la aprobación de su contenido.
Cloopp / Paso 4: Construir y revisar borradores de SOPPaso 4: Construir y revisar borradores de SOPActual Cloopp screen · Sample workspace
Ejemplo práctico
Los archivos definen la organización
Un lote que contenga procedimientos de transferencia, informes y facturación puede sugerir los departamentos de Client Success y Finance. Conserve solo los departamentos útiles y renómbrelos con la terminología utilizada por su equipo.
Problemas comunes y soluciones
- Una pestaña sugerida duplica una que ya estoy utilizando
- Desmárquela o cámbiele el nombre antes de la aprobación. La construcción es aditiva; no asuma que reemplaza o fusiona automáticamente las pestañas existentes.
- He aprobado las pestañas pero no puedo buscar los documentos
- Complete la revisión y aprobación independiente de los SOP. Las pestañas y los widgets pueden existir antes de que sus documentos de origen se conviertan en SOP aprobados.
El resultado esperado
Los departamentos y widgets seleccionados se añaden al espacio de trabajo, mientras que el contenido de los documentos queda sujeto a una aprobación posterior.
¿Necesitas ayuda? Contactar con el soporte de Cloopp
Siguiente guía: Revisar y aprobar los nuevos SOP