Dokumente & Importe · Anleitung 20 von 37
Einen ganzen Ordner scannen
Überprüfen Sie einen lokalen oder synchronisierten Ordner auf Duplikate und ungeeignete Dateien, bevor Sie Zeit mit der Organisation verbringen.
Screenshots zeigen die englische Oberfläche; Schaltflächen heißen in der App je nach Sprache ggf. anders.
Bevor Sie beginnen
- Melden Sie sich als Workspace-Eigentümer oder Administrator an. Mitglieder mit Lesezugriff können keine Inhalte im Workspace ändern.
- Verwenden Sie einen Computer für die Auswahl ganzer Ordner. Auf Telefonen wählen Sie einzelne Dateien aus dem Dateiauswahldialog.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1
Den Ordnerauswahldialog öffnen
Wählen Sie „Upload documents“ (Dokumente hochladen), dann „Scan a whole folder from this device“ (Einen ganzen Ordner von diesem Gerät scannen). Ein lokal synchronisierter Google Drive-, Dropbox- oder OneDrive-Ordner kann wie jeder andere lokale Ordner ausgewählt werden.
Schritt 2
Einen fokussierten Ordner auswählen
Wählen Sie nur Material, das für diesen Workspace bestimmt ist. Der Scan liest Dateinamen und Dateiinformationen, um Duplikate, unklare Namen und nicht unterstützte Typen zu kennzeichnen; er kennt Ihre Vertraulichkeitsrichtlinie nicht.
Schritt 3
Den Scan-Bericht überprüfen
Prüfen Sie die Zählungen und einzelnen Dateien. Schließen Sie Duplikate oder ungeeignete Quellen aus und klären Sie zweideutige Namen. Halten Sie nicht mehr als 50 fertige Dateien in einem Import-Batch.
Schritt 4
Entwürfe organisieren und genehmigen
Wählen Sie „Organize N files“ (N Dateien organisieren), warten Sie auf die Entwurfserstellung und prüfen Sie dann die vollständigen SOP-Inhalte und deren Platzierung. Genehmigen Sie nur die Entwürfe, die Sie in der durchsuchbaren Bibliothek haben möchten.
Cloopp / Schritt 4: Entwürfe organisieren und genehmigenSchritt 4: Entwürfe organisieren und genehmigenActual Cloopp screen · Sample workspace
Praxisbeispiel
Einen alten Operations-Ordner aufräumen
Scannen Sie einen kleinen Ordner, der die aktuellen Richtlinien und alte Revisionen enthält. Schließen Sie alte oder doppelte Versionen aus, bevor die KI widersprüchliche Prozeduren erstellt.
Häufige Probleme und Lösungen
- Der Ordner enthält Hunderte von Dateien
- Teilen Sie ihn in kleinere Aufgaben- oder Abteilungs-Batches auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass jede Datei zum Import ausgewählt wird, wenn die Anzahl der fertigen Dateien das Limit überschreitet.
- Ich möchte eine direkte Dropbox-Verbindung
- Die aktuelle Ordnerscan-Funktion unterstützt lokal synchronisierte Dropbox- oder OneDrive-Ordner. Es handelt sich nicht um eine direkte Kontoverbindung zu diesen Diensten.
So sieht Erfolg aus
Der Import enthält nützliche aktuelle Quellen anstelle einer blinden Kopie eines gesamten Laufwerks.
Brauchen Sie weitere Hilfe? Cloopp-Support kontaktieren
Nächste Anleitung: Einen Arbeitsbereich von Grund auf neu starten