Dokumente & Importe · Anleitung 3 von 37
Dokumente in großen Mengen hochladen
Scannen Sie zuerst Dateien, lassen Sie sie von KI strukturieren und genehmigen Sie die fertigen SOP-Entwürfe in Ihrer Bibliothek.
Screenshots zeigen die englische Oberfläche; Schaltflächen heißen in der App je nach Sprache ggf. anders.
Bevor Sie beginnen
- Melden Sie sich als Arbeitsbereichsbesitzer oder Administrator an. Mitglieder mit Lesezugriff können den Arbeitsbereichsinhalt nicht ändern.
- Verfügen Sie über verfügbare KI-Guthaben. Überprüfen Sie das vorgeschlagene Ergebnis, bevor Sie Änderungen anwenden.
- Arbeiten Sie in Stapeln von nicht mehr als 50 fertigen Dateien. Verwenden Sie nach Möglichkeit textbasierte Quellen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1
„Upload documents“ öffnen
Wählen Sie „Upload documents“ (Dokumente hochladen) in der oberen Leiste des Arbeitsbereichs. Behalten Sie „Upload files“ (Dateien hochladen) für lokale Dateien bei; verwenden Sie „Paste information“ (Informationen einfügen) für Notizen, die aus einem anderen Tool kopiert wurden.
Schritt 2
Automatische oder feste Platzierung wählen
Lassen Sie die KI Abteilungen und Ordner vorschlagen. „Choose a folder“ (Einen Ordner wählen) ist nützlich für einen Stapel, der alles an den gleichen Ort gehört. Wählen Sie eine Abteilung und einen Ordner, bevor Sie fortfahren.
Schritt 3
Den Scanbericht überprüfen
Ziehen Sie Dateien in das Feld oder klicken Sie, um zu suchen. Überprüfen Sie Duplikate, unklare Namen und nicht unterstützte Dateien, bevor Sie „Organize N files“ (N Dateien organisieren) auswählen. Schließen Sie Material aus, das Ihr Team nicht sehen soll.
Cloopp / Schritt 3: Den Scanbericht überprüfenSchritt 3: Den Scanbericht überprüfenActual Cloopp screen · Sample workspace Schritt 4
Vollständige Anweisungen überprüfen und genehmigen
Warten Sie, bis die Entwürfe fertig sind. Bearbeiten Sie Titel, Zusammenfassungen und Platzierung, öffnen Sie „Preview & edit full SOP“ (Vorschau & vollständige SOP bearbeiten) und überprüfen Sie die Schritte. Entfernen Sie unerwünschte Entwürfe; „Approve N SOPs“ (N SOPs genehmigen) fügt die verbleibenden fertigen Entwürfe zusammen.
Cloopp / Schritt 4: Vollständige Anweisungen überprüfen und genehmigenSchritt 4: Vollständige Anweisungen überprüfen und genehmigenActual Cloopp screen · Sample workspace
Praxisbeispiel
Importieren Sie jeweils eine Abteilung
Laden Sie einen kleinen Kundenservice-Stapel hoch, überprüfen Sie, ob Onboarding und Berichterstattung korrekt abgelegt sind, und importieren Sie dann die nächste Abteilung. Klare Dateinamen helfen Ihnen, Entwürfe mit ihren Quellen zu vergleichen.
Häufige Probleme und Lösungen
- Ein Bild oder gescanntes PDF enthält wenig nützlichen Text
- Kopieren oder transkribieren Sie die wesentlichen Anweisungen in „Paste information“ (Informationen einfügen). Genehmigen Sie keinen plausibel aussehenden Entwurf, ohne ihn mit der Quelle abzugleichen.
- „Organize“ ist deaktiviert
- Entfernen Sie übersprungene oder ungeeignete Dateien und halten Sie die Anzahl der fertigen Dateien innerhalb von 50. Eine Datei, die nicht gelesen werden konnte, sollte korrigiert oder ersetzt werden.
So sieht Erfolg aus
Nur die von Ihnen überprüften und explizit genehmigten Entwürfe gelangen in die durchsuchbare Bibliothek.
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