SOP-Bibliothek · Anleitung 4 von 37
Abteilungen und Ordner organisieren
Erstellen Sie sinnvolle Abteilungen und Ordner und platzieren Sie SOPs dort, wo Teammitglieder sie erwarten.
Screenshots zeigen die englische Oberfläche; Schaltflächen heißen in der App je nach Sprache ggf. anders.
Bevor Sie beginnen
- Melden Sie sich als Arbeitsbereichsbesitzer oder Administrator an. Mitglieder mit Lesezugriff können den Arbeitsbereichsinhalt nicht ändern.
- Entscheiden Sie, ob jede Gruppierung eine Abteilung, ein Ordner oder einfach ein Tag ist.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1
Das Abteilungsmenü öffnen
Wählen Sie eine Abteilung in der Seitenleiste, um deren Ordner und Verfahren anzuzeigen. Verwenden Sie breite Eigentümergruppen wie „Client Success“ (Kundenerfolg) oder „Finance“ (Finanzen), nicht eine separate Abteilung für jedes Dokument.
Schritt 2
Abteilungen hinzufügen oder umbenennen
Öffnen Sie die „Portal settings“ (Portaleinstellungen). Benennen Sie unter „Tabs“ (Registerkarten) eine bestehende Abteilung direkt um oder geben Sie einen Namen in „New tab“ (Neue Registerkarte) ein und wählen Sie „Add“ (Hinzufügen). Vermeiden Sie das Entfernen einer Registerkarte, die noch Verfahren enthält.
Cloopp / Schritt 2: Abteilungen hinzufügen oder umbenennenSchritt 2: Abteilungen hinzufügen oder umbenennenActual Cloopp screen · Sample workspace Schritt 3
Einen Ordner erstellen
Kehren Sie zur Abteilung zurück. Geben Sie einen Ordnernamen in „New folder“ (Neuer Ordner) ein und drücken Sie die Eingabetaste oder verwenden Sie das danebenliegende Plus-Symbol. Verwenden Sie eine Aufgabengruppierung wie „Reporting“ (Berichterstattung) oder „Onboarding“.
Schritt 4
SOPs platzieren und Navigation überprüfen
Wählen Sie für neue Importe die Abteilung und den Ordner während der Überprüfung aus. Verwenden Sie für eine bestehende SOP „Edit SOP“ (SOP bearbeiten), um ihre Platzierung anzupassen und „Save changes“ (Änderungen speichern). Öffnen Sie den Ordner erneut, um zu bestätigen, dass er leicht zu finden ist.
Praxisbeispiel
Eine Kundenservice-Struktur
Erstellen Sie „Client Success“ als Abteilung und verwenden Sie dann „Onboarding“, „Reporting“ und „Renewals“ als Ordner. Bewahren Sie SOPs für Zugriffsanfragen im Ordner „Onboarding“ auf, anstatt eine separate Abteilung „Access Requests“ zu erstellen.
Häufige Probleme und Lösungen
- Eine Registerkarte enthält wichtige SOPs
- Verwenden Sie das Mülleimer-Symbol nicht zum Umorganisieren: Das Entfernen einer Registerkarte entfernt auch deren SOPs aus dem aktuellen Arbeitsbereich. Verschieben Sie die Verfahren, bevor Sie eine Löschung in Betracht ziehen.
- Ähnliche Ordner tauchen immer wieder auf
- Verwenden Sie bei der Importüberprüfung konsistente Namen. Bevorzugen Sie einen Ordner „Reporting“ gegenüber „Monthly Reports“, „Reporting Docs“ und „Reports“, es sei denn, sie dienen wirklich unterschiedlichen Anforderungen.
So sieht Erfolg aus
Abteilungen beschreiben Verantwortlichkeiten, Ordner beschreiben verwandte Aufgaben, und die SOP-Platzierung ist vorhersehbar.
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