SOP库 · 指南 4 / 37

组织部门和文件夹

创建合理的部门和文件夹，然后将SOP放置在团队成员期望找到它们的位置。

截图显示的是英文界面；按钮名称可能因所选语言而不同。

开始之前

步骤 1
打开部门菜单
选择侧边栏中的一个部门以查看其文件夹和流程。使用广泛的所有权组，例如客户成功或财务，而不是为每个文档设置一个单独的部门。
步骤 2
添加或重命名部门
打开 "Portal settings"（门户设置）。在 "Tabs"（选项卡）中，直接重命名现有部门，或在 "New tab"（新建选项卡）中输入名称并选择 "Add"（添加）。避免删除仍包含流程的选项卡。
Cloopp / 步骤 2: 添加或重命名部门
步骤 2: 添加或重命名部门Actual Cloopp screen · Sample workspace
步骤 3
创建文件夹
返回部门。在 "New folder"（新建文件夹）中输入文件夹名称并按回车键，或使用旁边的加号图标。使用任务分组，如报告或入职。
步骤 4
放置SOP并检查导航
对于新导入的文件，在审阅期间选择部门和文件夹。对于现有SOP，使用 "Edit SOP"（编辑SOP）调整其位置并 "Save changes"（保存更改）。重新打开文件夹以确认其易于查找。

实用示例

创建“Client Success”（客户成功）作为部门，然后使用“Onboarding”（入职）、“Reporting”（报告）和“Renewals”（续约）作为文件夹。将访问请求SOP保留在“Onboarding”（入职）中，而不是创建“Access Requests”（访问请求）部门。

一个选项卡包含重要的SOP: 不要使用垃圾桶图标来重新组织：删除选项卡也会从当前工作区中删除其SOP。在考虑删除之前，请先移动这些流程。
类似的文件夹不断出现: 在导入审阅期间使用一致的名称。如果不是为了满足真正不同的需求，请优先选择一个“Reporting”（报告）文件夹，而不是“Monthly Reports”（月度报告）、“Reporting Docs”（报告文档）和“Reports”（报告）。

部门描述职责，文件夹描述相关任务，SOP的放置位置可预测。