दस्तावेज़ और आयात · गाइड 20 में से 37
एक पूरे फ़ोल्डर को स्कैन करें
किसी स्थानीय या सिंक किए गए फ़ोल्डर को व्यवस्थित करने में समय बिताने से पहले डुप्लिकेट और अनुपयुक्त फ़ाइलों की जाँच करें।
स्क्रीनशॉट अंग्रेज़ी इंटरफ़ेस दिखाते हैं; चुनी गई भाषा के अनुसार बटन के नाम अलग हो सकते हैं।
शुरू करने से पहले
- वर्कस्पेस मालिक या एडमिन के रूप में साइन इन करें। केवल-पढ़ने वाले सदस्य वर्कस्पेस सामग्री को नहीं बदल सकते हैं।
- पूरे फ़ोल्डर के चयन के लिए कंप्यूटर का उपयोग करें। फ़ोन पर, फ़ाइल पिकर से व्यक्तिगत फ़ाइलें चुनें।
चरण-दर-चरण प्रक्रिया
चरण 1
फ़ोल्डर पिकर खोलें
Upload documents (दस्तावेज़ अपलोड करें) चुनें, फिर Scan a whole folder from this device (इस डिवाइस से एक पूरा फ़ोल्डर स्कैन करें) चुनें। एक स्थानीय रूप से सिंक किए गए Google Drive, Dropbox या OneDrive फ़ोल्डर को किसी अन्य स्थानीय फ़ोल्डर की तरह चुना जा सकता है।
चरण 2
एक केंद्रित फ़ोल्डर चुनें
केवल इस वर्कस्पेस के लिए इच्छित सामग्री चुनें। स्कैन फ़ाइलनामों और फ़ाइल जानकारी को पढ़ता है ताकि डुप्लिकेट, अस्पष्ट नाम और असमर्थित प्रकारों को फ़्लैग किया जा सके; यह आपकी गोपनीयता नीति को नहीं जानता।
चरण 3
स्कैन रिपोर्ट की समीक्षा करें
गणना और व्यक्तिगत फ़ाइलों का निरीक्षण करें। डुप्लिकेट या अनुपयुक्त स्रोतों को बाहर करें, और अस्पष्ट नामों को हल करें। एक आयात बैच में 50 से अधिक तैयार फ़ाइलें न रखें।
चरण 4
ड्राफ्ट व्यवस्थित करें और स्वीकृत करें
Organize N files (N फ़ाइलें व्यवस्थित करें) चुनें, ड्राफ्ट बनने का इंतजार करें, फिर पूर्ण SOP सामग्री और प्लेसमेंट का निरीक्षण करें। केवल उन ड्राफ्ट को स्वीकृत करें जिन्हें आप खोज योग्य लाइब्रेरी में चाहते हैं।
Cloopp / चरण 4: ड्राफ्ट व्यवस्थित करें और स्वीकृत करेंचरण 4: ड्राफ्ट व्यवस्थित करें और स्वीकृत करेंActual Cloopp screen · Sample workspace
व्यावहारिक उदाहरण
एक पुराने ऑपरेशंस फ़ोल्डर को साफ करें
वर्तमान नीतियों और पुराने संशोधनों वाले एक छोटे फ़ोल्डर को स्कैन करें। AI द्वारा विरोधाभासी प्रक्रियाएँ बनाने से पहले पुराने या डुप्लिकेट संस्करणों को बाहर करें।
आम समस्याएँ और समाधान
- फ़ोल्डर में सैकड़ों फ़ाइलें हैं
- इसे छोटे कार्य या विभाग बैचों में विभाजित करें। यह न मानें कि प्रत्येक फ़ाइल आयात के लिए चुनी गई है जब तैयार गणना सीमा से अधिक हो जाती है।
- मुझे एक सीधा Dropbox कनेक्शन चाहिए
- वर्तमान फ़ोल्डर स्कैनिंग स्थानीय रूप से सिंक किए गए Dropbox या OneDrive फ़ोल्डर का समर्थन करती है। यह उन सेवाओं से सीधा खाता कनेक्शन नहीं है।
सफलता कैसी दिखती है
आयात में उपयोगी वर्तमान स्रोत होते हैं, न कि पूरी ड्राइव की अंधी प्रतिलिपि।
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