दस्तावेज़ और आयात · गाइड 3 में से 37
दस्तावेज़ों को थोक में अपलोड करें
पहले फ़ाइलों को स्कैन करें, AI को उन्हें संरचित करने दें, और तैयार SOP ड्राफ्ट को अपनी लाइब्रेरी में स्वीकृत करें।
स्क्रीनशॉट अंग्रेज़ी इंटरफ़ेस दिखाते हैं; चुनी गई भाषा के अनुसार बटन के नाम अलग हो सकते हैं।
शुरू करने से पहले
- वर्कस्पेस मालिक या व्यवस्थापक के रूप में साइन इन करें। केवल पढ़ने वाले सदस्य वर्कस्पेस सामग्री को नहीं बदल सकते हैं।
- AI क्रेडिट उपलब्ध हों। परिवर्तनों को लागू करने से पहले प्रस्तावित परिणाम की समीक्षा करें।
- 50 से अधिक तैयार फ़ाइलों के बैच में काम करें। जहाँ संभव हो, टेक्स्ट-आधारित स्रोतों का उपयोग करें।
चरण-दर-चरण प्रक्रिया
चरण 1
Upload documents खोलें
वर्कस्पेस टॉप बार में "Upload documents" (दस्तावेज़ अपलोड करें) चुनें। स्थानीय फ़ाइलों के लिए "Upload files" (फ़ाइलें अपलोड करें) को चयनित रखें; किसी अन्य टूल से कॉपी किए गए नोट्स के लिए "Paste information" (जानकारी पेस्ट करें) का उपयोग करें।
चरण 2
स्वचालित या निश्चित स्थान चुनें
AI को विभागों और फ़ोल्डरों को व्यवस्थित करने दें। "Choose a folder" (एक फ़ोल्डर चुनें) उस बैच के लिए उपयोगी है जो एक ही स्थान पर आता है। जारी रखने से पहले एक विभाग और फ़ोल्डर का चयन करें।
चरण 3
स्कैन रिपोर्ट की जाँच करें
फ़ाइलों को बॉक्स में ड्रॉप करें या ब्राउज़ करने के लिए क्लिक करें। "Organize N files" (N फ़ाइलों को व्यवस्थित करें) का चयन करने से पहले डुप्लिकेट, अस्पष्ट नाम और असमर्थित फ़ाइलों की समीक्षा करें। वह सामग्री बाहर निकालें जिसे आपकी टीम को नहीं देखना चाहिए।
Cloopp / चरण 3: स्कैन रिपोर्ट की जाँच करेंचरण 3: स्कैन रिपोर्ट की जाँच करेंActual Cloopp screen · Sample workspace चरण 4
पूरे निर्देशों की समीक्षा करें और स्वीकृत करें
ड्राफ्ट के समाप्त होने की प्रतीक्षा करें। शीर्षक, सारांश और स्थान संपादित करें, "Preview & edit full SOP" (पूर्ण SOP का पूर्वावलोकन और संपादन करें) खोलें, और चरणों का निरीक्षण करें। अवांछित ड्राफ्ट हटाएं; "Approve N SOPs" (N SOPs को स्वीकृत करें) शेष तैयार ड्राफ्ट को एक साथ जोड़ता है।
Cloopp / चरण 4: पूरे निर्देशों की समीक्षा करें और स्वीकृत करेंचरण 4: पूरे निर्देशों की समीक्षा करें और स्वीकृत करेंActual Cloopp screen · Sample workspace
व्यावहारिक उदाहरण
एक बार में एक विभाग आयात करें
एक छोटा ग्राहक-सेवा बैच अपलोड करें, जांचें कि ऑनबोर्डिंग और रिपोर्टिंग सही ढंग से दायर किए गए हैं, फिर अगला विभाग आयात करें। स्पष्ट फ़ाइलनाम आपको ड्राफ्ट की उनके स्रोतों से तुलना करने में मदद करते हैं।
आम समस्याएँ और समाधान
- एक छवि या स्कैन की गई PDF में बहुत कम उपयोगी टेक्स्ट है
- आवश्यक निर्देशों को "Paste information" (जानकारी पेस्ट करें) में कॉपी या ट्रांसक्राइब करें। स्रोत की जाँच किए बिना एक प्रशंसनीय दिखने वाले ड्राफ्ट को स्वीकृत न करें।
- Organize अक्षम है
- छोड़ी गई या अनुपयुक्त फ़ाइलों को हटा दें, और तैयार फ़ाइलों की संख्या को 50 के भीतर रखें। जिस फ़ाइल को पढ़ा नहीं जा सका, उसे ठीक किया जाना चाहिए या बदला जाना चाहिए।
सफलता कैसी दिखती है
केवल आपके द्वारा समीक्षा किए गए और स्पष्ट रूप से स्वीकृत ड्राफ्ट ही खोज योग्य लाइब्रेरी में दर्ज होते हैं।
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