SOP लाइब्रेरी · गाइड 4 में से 37
विभागों और फ़ोल्डरों को व्यवस्थित करें
समझदार विभाग और फ़ोल्डर बनाएं, फिर SOPs को वहां रखें जहाँ टीम के साथी उन्हें खोजने की उम्मीद करते हैं।
स्क्रीनशॉट अंग्रेज़ी इंटरफ़ेस दिखाते हैं; चुनी गई भाषा के अनुसार बटन के नाम अलग हो सकते हैं।
शुरू करने से पहले
- वर्कस्पेस मालिक या व्यवस्थापक के रूप में साइन इन करें। केवल पढ़ने वाले सदस्य वर्कस्पेस सामग्री को नहीं बदल सकते हैं।
- तय करें कि प्रत्येक समूहीकरण एक विभाग है, एक फ़ोल्डर है, या केवल एक टैग है।
चरण-दर-चरण प्रक्रिया
चरण 1
विभाग मेनू खोलें
इसके फ़ोल्डर और प्रक्रियाओं को देखने के लिए साइडबार में एक विभाग का चयन करें। 'Client Success' (ग्राहक सफलता) या 'Finance' (वित्त) जैसे व्यापक स्वामित्व समूहों का उपयोग करें, न कि प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए एक अलग विभाग का।
चरण 2
विभाग जोड़ें या नाम बदलें
"Portal settings" (पोर्टल सेटिंग्स) खोलें। "Tabs" (टैब) में, सीधे एक मौजूदा विभाग का नाम बदलें, या "New tab" (नया टैब) में एक नाम टाइप करें और "Add" (जोड़ें) का चयन करें। एक ऐसे टैब को हटाने से बचें जिसमें अभी भी प्रक्रियाएं हों।
Cloopp / चरण 2: विभाग जोड़ें या नाम बदलेंचरण 2: विभाग जोड़ें या नाम बदलेंActual Cloopp screen · Sample workspace चरण 3
एक फ़ोल्डर बनाएं
विभाग पर लौटें। "New folder" (नया फ़ोल्डर) में एक फ़ोल्डर नाम दर्ज करें और Enter दबाएं या आसन्न प्लस आइकन का उपयोग करें। 'Reporting' (रिपोर्टिंग) या 'Onboarding' (ऑनबोर्डिंग) जैसे कार्य समूहीकरण का उपयोग करें।
चरण 4
SOPs को रखें और नेविगेशन की जाँच करें
नए आयातों के लिए, समीक्षा के दौरान विभाग और फ़ोल्डर चुनें। एक मौजूदा SOP के लिए, उसका स्थान समायोजित करने के लिए "Edit SOP" (SOP संपादित करें) का उपयोग करें और "Save changes" (परिवर्तन सहेजें)। यह पुष्टि करने के लिए फ़ोल्डर को फिर से खोलें कि इसे ढूंढना आसान है।
व्यावहारिक उदाहरण
एक ग्राहक-सेवा संरचना
'Client Success' (ग्राहक सफलता) को विभाग के रूप में बनाएं, फिर 'Onboarding' (ऑनबोर्डिंग), 'Reporting' (रिपोर्टिंग) और 'Renewals' (नवीनीकरण) को फ़ोल्डरों के रूप में उपयोग करें। एक्सेस-अनुरोध SOPs को 'Onboarding' (ऑनबोर्डिंग) में रखें बजाय 'Access Requests' (एक्सेस अनुरोध) विभाग बनाने के।
आम समस्याएँ और समाधान
- एक टैब में महत्वपूर्ण SOPs हैं
- पुनर्गठन के तरीके के रूप में कचरा आइकन का उपयोग न करें: एक टैब को हटाने से उसके SOPs भी वर्तमान वर्कस्पेस से हट जाते हैं। हटाने पर विचार करने से पहले प्रक्रियाओं को स्थानांतरित करें।
- समान फ़ोल्डर बार-बार दिखाई देते रहते हैं
- आयात समीक्षा के दौरान सुसंगत नामों का उपयोग करें। 'Monthly Reports' (मासिक रिपोर्ट), 'Reporting Docs' (रिपोर्टिंग डॉक्स) और 'Reports' (रिपोर्ट) के बजाय एक 'Reporting' (रिपोर्टिंग) फ़ोल्डर को प्राथमिकता दें जब तक कि वे वास्तव में अलग-अलग जरूरतों की पूर्ति न करते हों।
सफलता कैसी दिखती है
विभाग जिम्मेदारी का वर्णन करते हैं, फ़ोल्डर संबंधित कार्यों का वर्णन करते हैं, और SOP प्लेसमेंट अनुमानित होता है।
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