Erste Schritte · Anleitung 35 von 37
Arbeitsbereichsvorlagen auswählen und anwenden
Branchenstrukturen vorab ansehen und eine absichtlich anwenden, ohne Strukturänderungen mit visuellen Layouts zu verwechseln.
Screenshots zeigen die englische Oberfläche; Schaltflächen heißen in der App je nach Sprache ggf. anders.
Bevor Sie beginnen
- Als Arbeitsbereichsbesitzer oder Administrator anmelden. Nur lesende Mitglieder können den Inhalt des Arbeitsbereichs nicht ändern.
- Für einen bestehenden Arbeitsbereich überprüfen Sie Ihre aktuellen Abteilungen und die Platzierung der SOPs, bevor Sie eine neue Struktur anwenden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1
Korrekten Vorlageneintrag auswählen
Verwenden Sie während der Arbeitsbereichserstellung den Browser für Branchenvorlagen. In einem bestehenden Arbeitsbereich verwenden Sie „Portal settings → Industry structure → Browse workspace templates“ (Portaleinstellungen → Branchenstruktur → Arbeitsbereichsvorlagen durchsuchen).
Schritt 2
Struktur suchen und prüfen
Suchen Sie eine Branchen- oder Wissensbibliotheksvorlage, die zu Ihrer Arbeit passt. Lesen Sie die Abteilungs- und Ordnernamen, anstatt nur nach dem Branchenlabel auszuwählen.
Schritt 3
Nur die beabsichtigte Struktur anwenden
Schließen Sie für einen neuen Arbeitsbereich das Setup aus der ausgewählten Vorlage ab. Wenden Sie für einen bestehenden Arbeitsbereich die ausgewählte Struktur über dessen Auswahl an. Bestehende SOPs werden beibehalten, während nicht zugeordnete Elemente nach „Imported“ (Importiert) verschoben werden.
Schritt 4
„Imported“ (Importiert) und Abteilungsordner überprüfen
Öffnen Sie die resultierenden Abteilungen und überprüfen Sie alle SOPs in „Imported“ (Importiert). Verwenden Sie „Edit SOP“ (SOP bearbeiten), um Verfahren in die richtigen Abteilungen und Ordner zu verschieben. Passen Sie Namen an Ihre tatsächliche Firmenterminologie an.
Praxisbeispiel
Ein Branchenstarter ist ein Ausgangspunkt
Eine Rechtsvorlage kann Eingangs- und Fallbearbeitungsordner bereitstellen. Benennen oder reorganisieren Sie diese Gruppen, wenn Ihr Team anders arbeitet; die Vorlage garantiert keine Compliance.
Häufige Probleme und Lösungen
- Ich wollte nur ein anderes visuelles Design
- Wählen Sie stattdessen „Portal layout“ (Portallayout). Die Branchenstruktur ändert die Organisation von Abteilungen und Ordnern.
- Einige SOPs wurden nach „Imported“ (Importiert) verschoben
- Die neue Struktur passte nicht zu ihrer früheren Platzierung. Überprüfen Sie sie und verwenden Sie „Edit SOP“ (SOP bearbeiten), um ein geeignetes Ziel auszuwählen.
So sieht Erfolg aus
Eine nützliche Startorganisation mit bestehenden Verfahren, die bei Bedarf absichtlich neu abgelegt wurden.
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