Documents & imports · Anleitung 11 von 37
Workspace aus Ihren Dateien erstellen
Lassen Sie Dokumente Abteilungen und Widgets vorschlagen und genehmigen Sie dann Struktur und SOPs in zwei separaten Schritten.
Screenshots zeigen die englische Oberfläche; Schaltflächen heißen in der App je nach Sprache ggf. anders.
Bevor Sie beginnen
- Melden Sie sich als Workspace-Inhaber oder Administrator an. Mitglieder mit Lesezugriff können keine Workspace-Inhalte ändern.
- Stellen Sie sicher, dass AI-Credits verfügbar sind. Überprüfen Sie das vorgeschlagene Ergebnis, bevor Sie Änderungen anwenden.
- Wählen Sie bis zu 50 repräsentative Dokumente, keine vertraulichen Materialien, die für einen anderen Workspace bestimmt sind.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1
„Build from files“ öffnen
Verwenden Sie den Zauberstab-Button in der oberen Leiste des Workspace. Sein zugänglicher Name ist „Build workspace from files“ (Workspace aus Dateien erstellen); der Dialogtitel lautet „Build my workspace from my files“ (Meinen Workspace aus meinen Dateien erstellen).
Schritt 2
Repräsentative Dokumente hinzufügen
Ziehen Sie Dateien per Drag & Drop oder klicken Sie auf den Dokument-Auswähler. Die KI liest deren Namen und Auszüge, um Abteilungen, Ordner und Widgets vorzuschlagen. Diese Analyse verbraucht 1 Credit; die anschließende Dokumentstrukturierung ist ein separater KI-Workflow.
Schritt 3
Vorgeschlagene Struktur auswählen
Überprüfen Sie „Suggested tabs“ (Vorgeschlagene Registerkarten) und „Suggested widgets“ (Vorgeschlagene Widgets). Deaktivieren Sie Elemente, die Sie nicht benötigen, und benennen Sie Registerkarten um, bevor Sie die Struktur erstellen. Behalten Sie mindestens eine Registerkarte bei; ein Widget, das einer verworfenen Abteilung zugeordnet ist, wird nicht hinzugefügt.
Schritt 4
Erstellen und dann die SOP-Entwürfe überprüfen
Wählen Sie „Build my workspace“ (Meinen Workspace erstellen), um die genehmigte Struktur hinzuzufügen. Dieselben Dateien gelangen dann in die normale SOP-Importüberprüfung. Überprüfen und genehmigen Sie diese SOP-Entwürfe separat; die Genehmigung der Struktur genehmigt nicht deren Inhalte.
Cloopp / Schritt 4: Erstellen und dann die SOP-Entwürfe überprüfenSchritt 4: Erstellen und dann die SOP-Entwürfe überprüfenActual Cloopp screen · Sample workspace
Praxisbeispiel
Dateien definieren die Organisation
Ein Stapel mit Übergabe-, Berichts- und Rechnungsverfahren kann „Client Success“ (Kundenerfolg) und „Finance“ (Finanzen) vorschlagen. Behalten Sie nur nützliche Abteilungen bei und benennen Sie diese in die Begriffe um, die Ihr Team verwendet.
Häufige Probleme und Lösungen
- Eine vorgeschlagene Registerkarte dupliziert eine, die ich bereits verwende
- Deaktivieren oder benennen Sie sie vor der Genehmigung um. Der Aufbau ist additiv; gehen Sie nicht davon aus, dass er bestehende Registerkarten automatisch ersetzt oder zusammenführt.
- Ich habe die Registerkarten genehmigt, kann aber die Dokumente nicht durchsuchen
- Schließen Sie die separate SOP-Überprüfung und -Genehmigung ab. Registerkarten und Widgets können existieren, bevor ihre Quelldokumente zu genehmigten SOPs werden.
So sieht Erfolg aus
Ausgewählte Abteilungen und Widgets werden hinzugefügt, und der Dokumentinhalt bleibt genehmigungspflichtig.
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