दस्तावेज़ और आयात · गाइड 11 में से 37
अपनी फाइलों से कार्यक्षेत्र बनाएं
दस्तावेज़ों को विभागों और विजेट्स का सुझाव देने दें, फिर दो अलग-अलग चरणों में संरचना और SOPs को अनुमोदित करें।
स्क्रीनशॉट अंग्रेज़ी इंटरफ़ेस दिखाते हैं; चुनी गई भाषा के अनुसार बटन के नाम अलग हो सकते हैं।
शुरू करने से पहले
- कार्यक्षेत्र मालिक या व्यवस्थापक के रूप में साइन इन करें। केवल-पढ़ने वाले सदस्य कार्यक्षेत्र सामग्री को नहीं बदल सकते।
- AI क्रेडिट उपलब्ध होने चाहिए। परिवर्तन लागू करने से पहले प्रस्तावित परिणाम की समीक्षा करें।
- 50 प्रतिनिधि दस्तावेज़ तक चुनें, गोपनीय सामग्री नहीं जो किसी अन्य कार्यक्षेत्र के लिए हो।
चरण-दर-चरण प्रक्रिया
चरण 1
'Build from files' खोलें
कार्यक्षेत्र के टॉप बार में मैजिक वैंड बटन का उपयोग करें। इसका सुलभ नाम 'Build workspace from files' (फाइलों से कार्यक्षेत्र बनाएं) है; डायलॉग का शीर्षक 'Build my workspace from my files' (मेरी फाइलों से मेरा कार्यक्षेत्र बनाएं) है।
चरण 2
प्रतिनिधि दस्तावेज़ जोड़ें
फ़ाइलें ड्रॉप करें या दस्तावेज़ चयनकर्ता पर क्लिक करें। AI उनके नामों और अंशों को पढ़कर विभागों, फ़ोल्डरों और विजेट्स का प्रस्ताव करता है। इस विश्लेषण में 1 क्रेडिट का उपयोग होता है; उसके बाद दस्तावेज़ संरचना एक अलग AI कार्यप्रवाह है।
चरण 3
प्रस्तावित संरचना का चयन करें
सुझाए गए टैब और सुझाए गए विजेट्स की समीक्षा करें। जिन चीज़ों की आपको आवश्यकता नहीं है उन्हें अनचेक करें और बनाने से पहले टैब का नाम बदलें। कम से कम एक टैब रखें; छोड़े गए विभाग से जुड़ा विजेट नहीं जोड़ा जाता है।
चरण 4
बनाएं, फिर SOP ड्राफ्ट की समीक्षा करें
अनुमोदित संरचना जोड़ने के लिए 'Build my workspace' (मेरा कार्यक्षेत्र बनाएं) का चयन करें। फिर वही फ़ाइलें सामान्य SOP आयात समीक्षा में प्रवेश करती हैं। उन SOP ड्राफ्ट का अलग से निरीक्षण और अनुमोदन करें; संरचना को अनुमोदित करने से उनकी सामग्री अनुमोदित नहीं होती है।
Cloopp / चरण 4: बनाएं, फिर SOP ड्राफ्ट की समीक्षा करेंचरण 4: बनाएं, फिर SOP ड्राफ्ट की समीक्षा करेंActual Cloopp screen · Sample workspace
व्यावहारिक उदाहरण
फ़ाइलें संगठन को परिभाषित करती हैं
हैंडओवर, रिपोर्टिंग और चालान प्रक्रियाओं वाले बैच से क्लाइंट सक्सेस और फाइनेंस का सुझाव मिल सकता है। केवल उपयोगी विभागों को रखें और उन्हें अपनी टीम द्वारा उपयोग किए जाने वाले शब्दों में बदलें।
आम समस्याएँ और समाधान
- एक सुझाया गया टैब मेरे द्वारा पहले से उपयोग किए जा रहे टैब की नकल करता है
- अनुमोदन से पहले इसे अनचेक करें या नाम बदलें। बिल्ड संवर्धनात्मक है; यह न मानें कि यह मौजूदा टैब को स्वचालित रूप से बदलता या विलय करता है।
- मैंने टैब को अनुमोदित कर दिया लेकिन दस्तावेज़ों को खोज नहीं सकता
- अलग SOP समीक्षा और अनुमोदन पूरा करें। टैब और विजेट उनके स्रोत दस्तावेज़ अनुमोदित SOP बनने से पहले मौजूद हो सकते हैं।
सफलता कैसी दिखती है
चयनित विभाग और विजेट जोड़े जाते हैं, और दस्तावेज़ सामग्री अनुमोदन-गेटेड रहती है।
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